Em maio de 2024, o Rio Grande do Sul enfrentou uma série de desafios decorrentes de uma calamidade natural de grandes proporções. Inundações, deslizamentos de terra e outros eventos climáticos extremos causaram danos significativos à infraestrutura da região. Esses incidentes afetaram diretamente a logística, dificultando o acesso pelas principais rodovias, e impactaram severamente as empresas e os estoques de alguns fornecedores. Muitas dessas empresas tiveram suas estruturas danificadas pelas enchentes, o que exigiu um plano abrangente para garantir a segurança e a disponibilidade de insumos para a saúde.
Ter um plano de contingência para suprimentos é essencial para garantir a continuidade das operações, com diretrizes claras e cadeias alternativas para os insumos, o que contribui para minimizar impactos negativos e manter a continuidade das operações durante eventos imprevistos, sendo um fator diferencial acionar o plano de forma ágil.
Principais Desafios enfrentados
Estive a frente deste desafio e quero relatar o quanto a resiliência e a estratégia foram essenciais, onde uma resposta coordenada foi necessária por parte da área de suprimentos. O cenário era imprevisível e nunca imaginado na região:
- Rotas de entregas impactadas, sem acesso;
- Tempo de entrega dos insumos superior do que se tinha estabelecido (alguns trajetos de 20 minutos, levavam mais de 5 horas, quando era possível trafegar);
- Oscilações de consumo, sem previsão histórica;
- Estoque de segurança impactado.
Ao enfrentarmos desafios significativos, é crucial destacar uma das ações decisivas tomadas para assegurar a integridade de insumos essenciais. Inicialmente, remanejamos materiais em que seu local de origem foi afetado com a enchente para um local preparado para receber e acondicioná-los de maneira adequada. Contudo, enfrentamos uma reviravolta inesperada: em menos de 24 horas após o realojamento, recebemos a alarmante notícia de que o local designado também corria o risco iminente de alagamento. Demonstrando verdadeira resiliência, fomos obrigados a tomar novas decisões com agilidade e precisão. Afinal, estávamos lidando com insumos indispensáveis para o atendimento aos pacientes.
Essa experiência não apenas testou nossa capacidade de resposta, mas também reforçou a importância de planejamentos ágeis e estratégias de contingência bem definidas em momentos críticos. Ao revisar constantemente nossos protocolos e adaptar nossas ações conforme as circunstâncias, conseguimos mitigar os impactos adversos e garantir a continuidade dos serviços essenciais.
Em conclusão, enfrentar desafios imprevistos exige não apenas determinação, mas também flexibilidade e prontidão de toda a equipe para ajustar nossas estratégias conforme a necessidade. A resiliência demonstrada nesta situação exemplifica nosso compromisso inabalável com a segurança e o bem-estar dos nossos pacientes.
Lições apreendidas
Os principais pontos de sucesso foram a comunicação, a adaptação e a colaboração entre equipe e fornecedores, o que garantiu uma resposta eficaz neste momento de crise. Mas acima de tudo, o papel das lideranças formais e situacionais, transmitindo confiança às equipes assistenciais, estando presente em todos os momentos, foi o divisor de águas.
Destaca-se que, mesmo com planos de contingência estruturados, o evento climático nos trouxe novos desafios. Todas as hipóteses de escassez que tínhamos previsto até então foram superadas. Este cenário ressalta a importância de revisar e adaptar constantemente nossas estratégias de mitigação de riscos, considerando a imprevisibilidade e a magnitude dos impactos ambientais.
Outras lições-chave incluem:
- Planejamento Antecipado: A preparação antecipada e o estabelecimento de planos de contingência são essenciais;
- Coordenação e Comunicação: A coordenação eficaz e clara entre as partes interessadas são fundamentais para garantir uma resposta rápida e eficiente em situações de crise, em que por vários momentos são ajustadas;
- Resiliência e Adaptabilidade: A capacidade de se adaptar a circunstâncias em constante mudança e buscar soluções criativas para os desafios enfrentados são aspectos cruciais;
- Negociações com fornecedores: Destaca-se a importância de ter parceiros efetivos e com respostas rápidas, podendo se adaptar a diversos cenários;
- Classificação XYZ dos estoques: Desempenha um papel fundamental na gestão eficiente de estoques, permitindo que se identifiquem, priorizem e controlem melhor os itens com base em sua importância e demanda;
- Estabelecer rotas e locais diferentes, possibilitando o recebimento dos insumos em mais de um local;
- Atualização rápida do planejamento de estoque de acordo com o consumo;
- Monitoramento constante do saldo de estoque, tanto os de menor nível, como os em excessos, evitando custos desnecessários;
- Acompanhamento dos prazos de pedidos de compras diariamente;
- Alinhamentos com as equipes multidisciplinares são fundamentais, abrangendo os diferentes pontos de vistas;
- O papel da liderança na crise é uma oportunidade para aprender lições importantes e melhorar a preparação para futuros desafios. Avalia-se o desempenho da resposta, áreas de melhoria e implementam medidas para fortalecer a resiliência na tomada de decisão.
- A comunicação clara e transparente, ajudam a reduzir o pânico e a incerteza, promovendo a confiança e a coesão dentro do setor, bem como a tomada de decisão rápida e eficaz, o que garante a implementação de planos de ações adequados e com priorização das necessidades.
Em última análise, destaca-se a liderança humana, que inspira e traz esperança, mesmo em tempos difíceis, gerando mobilização das pessoas para que trabalhem juntas na recuperação e reconstrução de um novo normal.
Resultados
Destaca-se que parte da equipe de suprimentos foi impactada por perdas parciais ou totais causada pela enchente, o que representou um dos maiores desafios enfrentado. No entanto, o sucesso em superar esses obstáculos foi possível graças a uma equipe unida, que permaneceu firme e dedicada na área de suprimentos.
É fundamental ressaltar que tudo isso foi motivado por um propósito maior: a consciência de que havia pacientes contando conosco para receber o melhor cuidado possível. Além disso, o suporte de uma empresa que demonstra preocupação genuína com seus colaboradores foi essencial para manter o espírito de equipe e o comprometimento em momentos tão desafiadores.
A experiência reforçou a importância de uma cultura organizacional que valoriza a resiliência e o trabalho em equipe. Ao enfrentarmos adversidades, aprendemos que a união e a determinação são fundamentais para superar qualquer obstáculo. Estamos orgulhosos de nossa capacidade de resposta e gratos pela oportunidade de servir e cuidar daqueles que mais precisam.
Apesar dos desafios enfrentados, os resultados alcançados durante o enfrentamento da calamidade no Rio Grande do Sul em 2024, a resiliência e estratégia da gestão de suprimentos foram essenciais para mitigar o impacto da crise e iniciar o processo de recuperação e reconstrução das áreas afetadas. A rápida mobilização de recursos e a eficácia na distribuição, foram fundamentais para atender às necessidades imediatas e fornecer apoio vital durante esse período desafiador.
*Maria Natalia da Silva Oliveira é gerente de suprimentos da Unimed Porto Alegre
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